Gestire una filiale nel Regno Unito dall'Italia: cosa la casa madre sottovaluta

Aprire una filiale nel Regno Unito è spesso la parte facile. Gestirla bene dall'Italia, mese dopo mese, è dove si concentra la maggior parte del lavoro. Lavorando con le filiali britanniche di aziende italiane, vediamo sottovalutare sempre le stesse cinque aree.

1. Il calendario degli adempimenti

Una società britannica ha scadenze proprie, separate da quelle della capogruppo: bilancio e confirmation statement (la dichiarazione annuale dei dati societari) presso Companies House, dichiarazione dei redditi della società presso HMRC, dichiarazioni IVA se registrata e comunicazioni mensili sulle paghe se ha dipendenti. Le sanzioni per i ritardi sono automatiche, e non importa se il ritardo è nato a Londra o a Milano. Tieni un unico calendario condiviso e una persona responsabile.

2. Le responsabilità degli amministratori

Gli amministratori di una società britannica hanno responsabilità personali previste dalla legge del Regno Unito, anche quando le decisioni vengono prese dalla casa madre. Un amministratore che firma bilanci o documenti senza capirli ne resta comunque responsabile. Assicurati che i tuoi amministratori nel Regno Unito siano informati, coinvolti e ben supportati.

3. Banche e pagamenti

Aprire e mantenere un conto aziendale britannico comporta verifiche di identità e di conformità che possono richiedere settimane, e la banca può chiedere informazioni aggiornate in qualsiasi momento. Muoviti per tempo, tieni aggiornati i documenti societari ed evita di dipendere da una sola banca per i pagamenti critici.

4. Un reporting davvero utile alla casa madre

Valuta diversa, principi contabili diversi e a volte un esercizio diverso: i numeri britannici non sempre si inseriscono bene nel reporting del gruppo. Concorda fin dall'inizio un controllo di gestione mensile in un formato che la sede capisca, e tieni documentate e coerenti le fatture infragruppo e i prezzi di trasferimento. Su questi ultimi, una consulenza specialistica vale la spesa.

5. Una presenza locale reale

Una sede legale non è una presenza. Serve qualcuno che segua la posta, parli con la banca, solleciti i fornitori e rappresenti la società con gli interlocutori locali. Senza una persona sul posto, i piccoli problemi diventano grandi semplicemente perché nessuno se ne accorge in tempo.

Insieme ai nostri partner facciamo da team di gestione locale per le filiali britanniche di aziende europee: calendario degli adempimenti, controllo di gestione, banche e rapporti con gli interlocutori locali. Se la tua filiale ha bisogno di più attenzione di quanta tu possa dargliene dall'Italia, parliamone.